Põhireegel: seitse aastat
Raamatupidamise seaduse järgi tuleb raamatupidamise algdokumente säilitada seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistrisse kirjendati.
Sama seitsmeaastane põhimõte puudutab raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mida võib vaja minna majandustehingu sisu mõistmiseks või kontrollimiseks.
Algdokument ei ole ainult müügi- või ostuarve. See on tõend, mille abil saab näidata, et tehing toimus, kelle vahel see toimus ning kuidas jõuti raamatupidamises kajastatud summani.
Dokumente võib vaja minna hilisema maksukontrolli, auditi, vaidluse või tehingu asjaolude tõendamise ajal.
Kuidas seitsmeaastast tähtaega arvutada?
Kõige sagedasem viga on lugeda seitse aastat arve väljastamise kuupäevast. Raamatupidamise seaduse üldreegli puhul algab arvestus selle majandusaasta lõpust, mil tehing raamatupidamises kirjendati.
Kui ettevõtte majandusaasta langeb kokku kalendriaastaga ja 15. märtsi 2026 arve kirjendatakse 2026. aasta raamatupidamises, algab säilitustähtaja arvestus 31. detsembrist 2026.
2026. aasta raamatupidamises kajastatud algdokumenti tuleb üldreegli järgi säilitada kuni 31. detsembrini 2033.
Milliseid dokumente tuleb tavaliselt säilitada?
Säilitada tuleb mitte ainult valmis aruanne, vaid ka dokumendid ja andmed, mille põhjal raamatupidamiskanne tehti.
Praktiliselt tähendab see, et ettevõtte arhiivis peaksid olema nii tehingu algdokument kui ka vajalikud lisad, kui ilma nendeta ei ole tehingu sisu või summa hiljem arusaadav.
- väljastatud müügiarved ja nende koopiad;
- saadud ostuarved, tšekid ja kuludokumendid;
- pangaväljavõtted, maksekorraldused ja muud makset tõendavad dokumendid;
- lepingud, tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid ja tellimuste kinnitused;
- lähetus-, sõidu- ja kuluaruanded koos lisadokumentidega;
- palgaarvestuse ja väljamaksete aluseks olevad dokumendid;
- raamatupidamisregistrid, parandusdokumendid ja raamatupidamisõiendid;
- kirjavahetus või muu tõend, kui see aitab selgitada tehingu tegelikku sisu.
Kas sõltumatu inimene saaks selle faili põhjal aru, mis tehing toimus, millal see toimus, kes olid pooled ja kuidas summa kujunes?
Millal ei piisa tavalisest seitsmeaastasest arvestusest?
Kõigile ettevõtte dokumentidele ei kehti üks ja sama algushetk ega sama pikk tähtaeg. Seetõttu ei tasu kogu arhiivi ühe kuupäeva järgi automaatselt kustutada.
Käibemaksukohustuslane peab väljastatud arvete koopiad ning saadud kaupade ja teenuste arved säilitama seitse aastat nende väljastamise või saamise päevast. Elektroonilise arve info tuleb säilitada algsel kujul ehk elektrooniline arve peab alles jääma elektroonilisena.
Seitse aastat, kuid teise algushetkega
- pikaajalise kohustuse või õigusega seotud äridokument: seitse aastat pärast kehtivuse lõppu;
- raamatupidamise sise-eeskiri: seitse aastat pärast muutmist või asendamist;
- käibemaksuarved: seitse aastat väljastamise või saamise päevast.
Näited pikematest tähtaegadest
- töölepingu kirjalik dokument: töölepingu kehtivuse ajal ja kümme aastat pärast lõppemist;
- enne 1. juulit 2009 sõlmitud tööleping: üldjuhul 50 aastat pärast lõppemist;
- töökeskkonna riskianalüüs ja teatud tööõnnetuse andmed: 55 aastat.
Sellisel juhul tuleb lähtuda tähtajast, mis konkreetse dokumendi ja eesmärgi jaoks tegelikult kohaldub.
Kas dokumente võib säilitada ainult digitaalselt?
Raamatupidamisarhiiv ei pea tingimata tähendama riiulitäit kaustu. Dokumente võib säilitada elektrooniliselt, kui need jäävad kogu säilitustähtaja jooksul loetavaks, taasesitatavaks, terviklikuks ja vajaduse korral kiiresti kättesaadavaks.
Pelgalt see, et arve oli kunagi e-kirja manuses, ei ole hea arhiivikorraldus. E-post võib kustuda, töötaja konto sulguda või tarkvarapaketi kasutusõigus lõppeda.
Käibemaksuarvete puhul rõhutab Maksu- ja Tolliamet, et arvel olev info tuleb säilitada algsel kujul. Näiteks elektrooniliselt saadud arve tuleb säilitada elektrooniliselt.
- fail avaneb ka pärast tarkvara või teenusepakkuja vahetamist;
- dokumendi nimi ja kaust võimaldavad selle kiiresti üles leida;
- arve ja selle lisad on omavahel seostatavad;
- varukoopia ei asu ainult samas arvutis või telefonis;
- ligipääs isikuandmetele on piiratud nende inimestega, kellel on seda tööks vaja.
Kui seadusest tulenev tähtaeg ja muu õigustatud vajadus on lõppenud, tuleb isikuandmeid sisaldavad üleliigsed failid turvaliselt kustutada või hävitada.
Kuidas ettevõtte dokumendiarhiiv korda teha?
Hea arhiiv ei pea olema keeruline. Oluline on, et sama süsteemi kasutaksid järjepidevalt ettevõtja, raamatupidaja ja teised dokumentidega töötavad inimesed.
Jaga dokumendid majandusaasta ja liigi järgi
Näiteks eraldi müügiarved, ostuarved, pangadokumendid, lepingud, palgad ja põhivara.
Kasuta arusaadavaid failinimesid
Failinimes võiks olla kuupäev, tehingupartner, dokumendi liik ja number. Nii ei teki kausta sadat faili nimega „scan001.pdf”.
Märgi säilitustähtaja alus
Erista tavalised seitsmeaastased dokumendid, pikaajalised lepingud ning personali- ja tööohutuse dokumendid.
Tee regulaarne varukoopia
Kontrolli aeg-ajalt ka seda, kas varukoopiast on võimalik failid tegelikult taastada.
Ekspordi andmed enne teenuse lõpetamist
Kui vahetad raamatupidajat või tarkvara, laadi alla arved, lisad, registrid ja vajalik ajalugu enne vana konto sulgemist.
Kokkuvõte
Enamiku raamatupidamise algdokumentide ja registrite põhireegel on seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing raamatupidamises kirjendati.
Kõiki dokumente ei tohi siiski sama loogika järgi kustutada. Pikaajaliste lepingute tähtaeg algab lepingu kehtivuse lõppemisest, töölepinguid säilitatakse üldjuhul kümme aastat pärast töösuhte lõppu ning tööohutuse dokumentidele võivad kehtida veel pikemad tähtajad.
Kõige turvalisem lahendus on kasutada korrastatud digitaalset arhiivi, kus dokumendid on loetavad, otsitavad, varundatud ja õigete säilitustähtaegadega seotud.
Allikad ja lisainfo
- Riigi Teataja: raamatupidamise seadus
- Maksu- ja Tolliamet: käibemaksuarvestus ja arvete säilitamine
- Tööelu: töösuhetest tulenevate dokumentide säilitamine
- Andmekaitse Inspektsioon: andmetöötluse põhimõtted
Säilitustähtaeg võib sõltuda dokumendi liigist, tehingust ja ettevõtte tegevusvaldkonnast. Enne dokumentide hävitamist kontrolli kehtivat seadust ning vajaduse korral küsi nõu raamatupidajalt või õigusnõustajalt.