Основное правило: семь лет
Согласно Закону о бухгалтерском учёте, первичные бухгалтерские документы необходимо хранить семь лет с конца того хозяйственного года, в котором хозяйственная операция была отражена в бухгалтерском регистре на основании этого документа.
То же семилетнее правило применяется к бухгалтерским регистрам, договорам, бухгалтерской отчётности и другим деловым документам, которые могут потребоваться для понимания или проверки хозяйственной операции.
Первичный документ — это не только счёт на продажу или покупку. Это доказательство, позволяющее установить, что операция действительно состоялась, между кем она была совершена и как была рассчитана сумма, отражённая в бухгалтерском учёте.
Они могут потребоваться позднее при налоговой проверке, аудите, споре или подтверждении обстоятельств сделки.
Как рассчитывается семилетний срок?
Распространённая ошибка — отсчитывать семь лет непосредственно от даты выставления счёта. По общему правилу Закона о бухгалтерском учёте срок отсчитывается с конца хозяйственного года, в котором операция была отражена в учёте.
Когда хозяйственный год компании совпадает с календарным, а счёт от 15 марта 2026 года отражён в бухгалтерии за 2026 год, отсчёт срока начинается 31 декабря 2026 года.
Первичный документ, отражённый в бухгалтерском учёте за 2026 год, по общему правилу нужно хранить до 31 декабря 2033 года.
Какие документы обычно необходимо хранить?
Хранить нужно не только готовую отчётность, но и документы и данные, на основании которых была сделана бухгалтерская проводка.
На практике это означает, что в архиве компании должен находиться как сам первичный документ, так и необходимые приложения, если без них позднее невозможно понять содержание операции или происхождение суммы.
- выставленные счета на продажу и их копии;
- полученные счета на покупку, чеки и документы о расходах;
- банковские выписки, платёжные поручения и другие подтверждения оплаты;
- договоры, акты приёма-передачи работ и подтверждения заказов;
- отчёты о командировках, поездках и расходах вместе с приложениями;
- документы, на основании которых рассчитывалась и выплачивалась заработная плата;
- бухгалтерские регистры, документы об исправлениях и бухгалтерские справки;
- переписка и иные доказательства, если они помогают установить действительное содержание сделки.
Сможет ли независимый человек по этому файлу понять, какая операция состоялась, когда она произошла, кто был её сторонами и как была рассчитана сумма?
Когда обычного семилетнего срока недостаточно?
Для всех документов компании не действует единая начальная дата и одинаковый срок. Поэтому нельзя автоматически удалять весь архив, ориентируясь только на один календарный год.
Плательщик налога с оборота обязан хранить копии выставленных счетов, а также счета за приобретённые товары и полученные услуги семь лет со дня их выставления или получения. Информация электронного счёта должна сохраняться в первоначальном виде, поэтому электронный документ нужно хранить именно в электронной форме.
Семь лет, но с другой начальной датой
- документ, связанный с долгосрочным обязательством или правом: семь лет после окончания срока его действия;
- внутренний регламент бухгалтерского учёта: семь лет после его изменения или замены;
- счета для целей налога с оборота: семь лет со дня выставления или получения.
Примеры более длительных сроков
- письменный трудовой договор: во время действия договора и десять лет после его прекращения;
- трудовой договор, заключённый до 1 июля 2009 года: как правило, 50 лет после прекращения;
- анализ рисков рабочей среды и определённые материалы о несчастных случаях на работе: 55 лет.
В такой ситуации нужно применять срок, который действительно относится к конкретному документу и цели его хранения.
Можно ли хранить документы только в цифровом виде?
Бухгалтерский архив не обязательно должен занимать шкафы с папками. Документы можно хранить электронно, если в течение всего срока они остаются читаемыми, воспроизводимыми, целостными и быстро доступными при необходимости.
То, что когда-то счёт находился во вложении к электронному письму, ещё не означает, что архив организован надёжно. Письмо может быть удалено, учётная запись сотрудника — закрыта, а доступ к программе — прекращён.
В отношении счетов для целей налога с оборота Налогово-таможенный департамент подчёркивает, что информация должна сохраняться в первоначальном виде. Например, счёт, полученный электронно, необходимо хранить в электронной форме.
- файл открывается и после смены программы или поставщика услуги;
- название файла и структура папок позволяют быстро найти документ;
- счёт и приложения к нему можно однозначно связать между собой;
- резервная копия не хранится только на том же компьютере или телефоне;
- доступ к персональным данным есть только у тех, кому он необходим для работы.
Когда установленный законом срок и иная обоснованная необходимость заканчиваются, лишние файлы с персональными данными нужно безопасно удалить или уничтожить.
Как привести архив документов в порядок?
Хорошая система хранения не обязана быть сложной. Важно, чтобы предприниматель, бухгалтер и другие сотрудники последовательно использовали один и тот же порядок.
Разделите документы по хозяйственным годам и видам
Например: счета на продажу, счета на покупку, банковские документы, договоры, заработная плата и основные средства.
Используйте понятные названия файлов
В названии можно указать дату, контрагента, вид документа и номер. Тогда в папке не появятся сотни файлов с названием «scan001.pdf».
Укажите основание срока хранения
Отделите обычные документы с семилетним сроком от долгосрочных договоров, кадровых документов и материалов по охране труда.
Регулярно создавайте резервные копии
Периодически проверяйте не только наличие копии, но и возможность действительно восстановить из неё файлы.
Экспортируйте данные до прекращения услуги
При смене бухгалтера или программы скачайте счета, приложения, регистры и необходимую историю до закрытия старой учётной записи.
Итоги
Для большинства первичных бухгалтерских документов и регистров действует основное правило: семь лет с конца хозяйственного года, в котором операция была отражена в бухгалтерском учёте.
Однако нельзя удалять все документы по одной схеме. Для долгосрочных договоров срок начинает отсчитываться после окончания их действия, трудовые договоры обычно хранятся десять лет после прекращения трудовых отношений, а для документов по охране труда могут быть установлены значительно более длительные сроки.
Наиболее надёжное решение — организованный электронный архив, в котором документы остаются читаемыми, доступными для поиска, защищёнными резервными копиями и связанными с правильными сроками хранения.
Источники и дополнительная информация
- Riigi Teataja: Закон о бухгалтерском учёте
- Налогово-таможенный департамент: учёт налога с оборота и хранение счетов
- Tööelu: хранение документов, связанных с трудовыми отношениями
- Инспекция по защите данных: принципы обработки данных
Срок хранения может зависеть от вида документа, характера сделки и сферы деятельности компании. Перед уничтожением документов проверьте действующее законодательство и при необходимости проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом.