E-arve 2027: mis on plaanis ja kuidas valmistuda?

Mis on e-arve?

E-arve ei ole lihtsalt e-postiga saadetud PDF-fail.

PDF-arve on eelkõige inimesele lugemiseks mõeldud dokument. Klient saab selle avada, andmeid kontrollida ja arve tasuda. Raamatupidamisprogrammi jaoks on PDF aga tavaliselt fail, millelt tuleb vajalik info kas käsitsi sisestada või eraldi tuvastustehnoloogia abil välja lugeda.

E-arve sisaldab arve andmeid struktureeritud ja masinloetaval kujul. Arve number, kuupäev, müüja, ostja, summad, käibemaks ja arveread asuvad kindlates andmeväljades. Tänu sellele saab vastuvõtja raamatupidamistarkvara arve automaatselt vastu võtta ja töödelda.

Euroopa e-arvete standard EN 16931 määrab ühise andmemudeli, mille eesmärk on võimaldada erinevatel süsteemidel omavahel arveandmeid vahetada.

PDF-arve

Visuaalne dokument inimesele
Sobib kontrollimiseks ja arhiveerimiseks
Andmed võivad vajada käsitsi sisestamist

E-arve

Struktureeritud masinloetav dokument
Andmeväljad liiguvad süsteemide vahel
Võimaldab automaatset vastuvõttu ja töötlust

Mis kehtib Eestis juba praegu?

E-arvete kasutamine ei alga Eestis alles 2027. aastal.

Avalikule sektorile esitatavate arvete puhul on e-arveldamine olnud kohustuslik alates 1. juulist 2019. See tähendab, et riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja teised avaliku sektori üksused võtavad arveid vastu e-arvetena.

Alates 1. juulist 2025 kehtib Eestis niinimetatud ostja valiku põhimõte. Kui ettevõte või muu raamatupidamiskohustuslane on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, on tal õigus saada müüjalt Euroopa standardile vastav e-arve, kui pooled ei ole kokku leppinud teises sobivas vormingus. Sama kord puudutab nii ettevõtetevahelisi kui ka avaliku sektoriga tehtavaid tehinguid.

See ei tähenda, et kõik Eesti ettevõtted peaksid juba praegu kõik arved ainult e-arvena saatma. Praktikas sõltub arve formaat muu hulgas sellest, kas ostja on e-arve vastuvõtjana registreeritud ja milles tehingupartnerid on kokku leppinud.

Seetõttu tasub enne arve saatmist kontrollida, millist formaati klient soovib:

PDF-arvet e-posti teel;
masinloetavat e-arvet;
PDF-i ja e-arvet korraga;
mõnda poolte vahel kokku lepitud muud vormingut.

Praktiline põhimõte

Arve vorming ei peaks selguma alles pärast saatmist. Salvesta kliendi eelistatud arvekanal ja -vorming juba kliendi põhiandmete juurde.

Mis võib muutuda 2027. aastal?

Rahandusministeerium esitas 2024. aasta detsembris ettepanekud käibemaksu laekumise parandamiseks. Ühe ettepanekuna sooviti muuta e-arved käibemaksukohustuslastele kohustuslikuks.

Sama ettepaneku järgi sooviti kaotada käibedeklaratsiooni lisa senine 1000-eurone tehingupiir, et deklaratsioonis kajastuksid kõik asjakohased arved. Ministeeriumi hinnangul aitaks suurem automatiseerimine vähendada käsitsi sisestamisest tekkivaid vigu ning parandada andmete kvaliteeti.

Rahandusministeerium märkis, et ettepanekute põhjal koostatav eelnõu võiks jõustuda 2027. aastast. Euroopa Komisjoni Eesti e-arvelduse ülevaates on samuti kirjeldatud, et Eesti kaalub käibemaksukohustuslaste B2B-tehingutele üldisema e-arvete kohustuse kehtestamist ja muudatuse rakendamist 2027. aastal.

Oluline on sõna „võiks”.

See tähendab, et 2027. aastat on nimetatud võimaliku jõustumisajana, kuid ettevõtja ei peaks käsitlema kõiki kavandatud detaile juba lõplikult kinnitatud kohustusena. Seadusloome käigus võivad muutuda nõude täpne ulatus, erandid, tehnilised tingimused ja üleminekuperiood.

Eestis on kavandatud e-arvete kohustuse laiendamist ning 2027. aastat on nimetatud võimaliku jõustumisajana.

Väide „alates 2027. aastast peavad kõik ettevõtted alati ainult e-arveid saatma” oleks praegu liiga absoluutne.

Oluline Kavandatav muudatus ei ole sama mis lõplik seadus

Planeeri tehniline valmisolek, kuid jälgi enne investeeringute või lepingute tegemist lõplikku eelnõu, jõustumiskuupäeva, erandeid ja üleminekusätteid.

Miks soovib riik e-arvete kasutamist laiendada?

E-arvete laiem kasutamine ei ole ainult tehniline muudatus.

Kui arveandmed liiguvad süsteemide vahel masinloetaval kujul, väheneb vajadus samu andmeid mitu korda käsitsi sisestada. See võib vähendada sisestusvigu, kiirendada arvete kinnitamist ja lihtsustada raamatupidamise töövoogu.

Rahandusministeerium tõi oma ettepanekus välja, et müüja ja ostja deklareeritud andmetes esineb erinevusi ning vead tekivad sageli just käsitsi sisestamisel. Ministeeriumi hinnangul võiks e-arvete laiem kasutamine vähendada ettevõtjate halduskoormust ja parandada andmete kvaliteeti.

Ettevõtja jaoks võib praktiline kasu olla järgmine:

arveandmed jõuavad kiiremini raamatupidamisse;
väheneb käsitsi ümberkirjutamine;
arveid on lihtsam automaatselt kontrollida;
väheneb valede summade ja registrikoodide oht;
dokumentide kinnitamine ja arhiveerimine muutub korrastatumaks.

Kuidas ettevõte saab valmistuda?

Võimalikuks muudatuseks valmistumine ei tähenda, et ettevõte peab kohe ostma kõige kallima raamatupidamistarkvara või sõlmima lepingu e-arve operaatoriga.

Alustada saab oma praeguse arveldamise korrastamisest.

01

Vaata üle, kuidas arveid praegu koostad

Kas kasutad Wordi või Exceli malli, veebipõhist arvegeneraatorit või raamatupidamisprogrammi?

Kui kogu arveinfo asub ainult PDF-failis, võib tulevikus olla keerulisem andmeid masinloetavasse vormingusse viia. Parem on kasutada lahendust, kus arve number, kuupäevad, kliendi andmed, arveread, käibemaks ja summad on salvestatud eraldi väljadena.

02

Kontrolli klientide nõudeid

Suured ettevõtted ja avaliku sektori kliendid võivad e-arvet juba praegu nõuda.

Kliendi andmete juures tasub säilitada ka info selle kohta, millises formaadis ta arveid vastu võtab. Nii ei selgu alles pärast PDF-arve saatmist, et klient ootab tegelikult operaatori kaudu edastatud e-arvet.

03

Hoia ettevõtte andmed korras

E-arvete puhul on eriti oluline, et registrikoodid, käibemaksukohustuslase number, aadress ja muud põhiandmed oleksid õiged.

Masinloetav dokument võib liikuda automaatselt ühest süsteemist teise, kuid automaatika ei paranda valesti sisestatud algandmeid.

04

Küsi tarkvarapakkujalt konkreetseid küsimusi

Kontrolli, kas kasutatav lahendus:

toetab Euroopa e-arve standardit;
võimaldab luua masinloetavat arvet;
on ühendatud Eesti e-arve operaatoritega;
võimaldab väljastada nii PDF-i kui ka e-arvet;
säilitab arve algandmed ja saatmise ajaloo.

Ära lähtu ainult veebilehel olevast sõnast „e-arve”. Küsi täpselt, milline funktsioon on juba kasutatav ja milline alles arendamisel.

05

Ära jäta muudatust viimasele kuule

Isegi juhul, kui kavandatud tähtaeg või kohustuse ulatus muutub, ei lähe ettevalmistus raisku.

Korrastatud arveprotsess aitab juba praegu vähendada käsitsi tööd, leida dokumente kiiremini ja saata kliendile korrektse arve ilma vanu faile kopeerimata.

Kas PDF-arve kaob ära?

PDF-arve ei kao tõenäoliselt ettevõtete igapäevasest suhtlusest täielikult.

PDF on inimesele mugav arve visuaalseks kontrollimiseks ning seda võidakse kasutada masinloetava e-arve kõrval. Küsimus ei ole niivõrd selles, kas PDF on hea või halb, vaid selles, kas kliendile saadetud dokument vastab tema nõuetele.

Kui klient vajab masinloetavat e-arvet, ei pruugi ainult PDF-failist piisata. Kui klient e-arvet ei nõua ja pooled on PDF-is kokku leppinud, võib PDF olla endiselt sobiv.

Arvetehas on praegu saadaval PDF- ja XML-arvete koostamine. Business PRO paketis saab e-arveid ettevõtetele otse Arvetehast saata.

Saadaval praegu PDF- ja XML-arved

Business PRO E-arvete saatmine ettevõtetele

Kokkuvõte

E-arvete kasutamine on Eestis juba praegu oluline osa ettevõtete ja avaliku sektori arveldamisest. Avaliku sektori e-arvete kohustus kehtib alates 2019. aastast ning alates 1. juulist 2025 saab e-arve vastuvõtjaks registreeritud ostja nõuda müüjalt masinloetavat e-arvet.

Lisaks kavandatakse käibemaksukohustuslastele laiema e-arvete kohustuse kehtestamist. Võimaliku jõustumisajana on nimetatud 2027. aastat, kuid ettevõtjal tuleb jälgida lõpliku eelnõu ja seaduse sisu.

Kõige mõistlikum ettevalmistus on muuta arveldamine korrastatuks juba praegu: kasutada selgeid andmevälju, hoida klientide info ajakohane, kontrollida nende arvevormingu eelistusi ning valida tööriist, mis võimaldab tulevikus toetada ka masinloetavaid dokumente.

Korralik arveprotsess aitab saada arve kiiremini kliendini — ja makse kiiremini ettevõtte kontole.

Allikad ja lisainfo

Õigusaktid ja kavandatavate muudatuste ajakava võivad muutuda. Enne olulise otsuse tegemist kontrolli alati kehtivat seadust ja ametlikku teavet.