Э-счет в 2027 году: что планируется и как подготовиться?

Что такое э-счет?

Э-счет — это не просто PDF-файл, отправленный по электронной почте.

PDF-счет прежде всего предназначен для чтения человеком. Клиент может открыть документ, проверить данные и оплатить счет. Однако для бухгалтерской программы PDF обычно остаётся файлом, из которого нужную информацию приходится вводить вручную или извлекать с помощью отдельной технологии распознавания.

Э-счет содержит данные счета в структурированном и машиночитаемом виде. Номер и дата счета, сведения о продавце и покупателе, суммы, налог с оборота и строки счета размещаются в определённых полях. Благодаря этому бухгалтерская программа получателя может автоматически принять и обработать документ.

Европейский стандарт электронных счетов EN 16931 устанавливает единую модель данных, которая позволяет различным системам обмениваться сведениями о счетах.

Какие правила уже действуют в Эстонии?

Использование э-счетов в Эстонии началось задолго до 2027 года.

При выставлении счетов государственному сектору электронный формат обязателен с 1 июля 2019 года. Это означает, что государственные учреждения, местные самоуправления и другие организации публичного сектора принимают счета в виде э-счетов.

С 1 июля 2025 года в Эстонии действует так называемый принцип выбора покупателя. Если компания или другое лицо, обязанное вести бухгалтерский учёт, отмечено в коммерческом регистре как получатель э-счетов, оно вправе потребовать от продавца э-счет, соответствующий европейскому стандарту, если стороны не договорились о другом подходящем формате. Это правило распространяется как на сделки между компаниями, так и на операции с публичным сектором.

Это не означает, что все эстонские компании уже сейчас обязаны отправлять каждый счет исключительно в электронном машиночитаемом формате. На практике формат зависит, в частности, от того, зарегистрирован ли покупатель как получатель э-счетов и о чём договорились стороны сделки.

Поэтому перед отправкой счета стоит уточнить, какой формат предпочитает клиент:

• PDF-счет по электронной почте;
• машиночитаемый э-счет;
• PDF и э-счет одновременно;
• другой формат, согласованный сторонами.

Что может измениться в 2027 году?

В декабре 2024 года Министерство финансов представило предложения по улучшению поступления налога с оборота. Одно из предложений предусматривало обязательное использование э-счетов плательщиками налога с оборота.

Также предлагалось отменить действующий порог в 1000 евро для приложения к декларации по налогу с оборота, чтобы в декларации отражались все соответствующие счета. По оценке министерства, более широкая автоматизация помогла бы сократить количество ошибок, возникающих при ручном вводе, и повысить качество данных.

Министерство финансов указало, что законопроект, подготовленный на основании этих предложений, мог бы вступить в силу с 2027 года. В обзоре Европейской комиссии об электронном выставлении счетов в Эстонии также говорится, что страна рассматривает возможность введения более общей обязанности использовать э-счета в B2B-сделках плательщиков налога с оборота и реализовать изменение в 2027 году.

Ключевое слово здесь — «мог бы».

Это означает, что 2027 год назван возможным сроком вступления изменений в силу, однако предпринимателям пока не следует воспринимать все планируемые детали как окончательно утверждённую обязанность. В ходе законодательного процесса могут измениться точная сфера действия требования, исключения, технические условия и переходный период.

В Эстонии планируется расширить обязанность по использованию э-счетов, а 2027 год назван возможным сроком вступления изменений в силу.

Утверждение «с 2027 года все компании всегда должны будут отправлять только э-счета» сейчас было бы слишком категоричным.

Почему государство хочет расширить использование э-счетов?

Более широкое использование э-счетов — это не только техническое изменение.

Когда данные счета передаются между системами в машиночитаемом виде, отпадает необходимость несколько раз вводить одну и ту же информацию вручную. Это может сократить количество ошибок, ускорить подтверждение счетов и упростить бухгалтерские процессы.

В своём предложении Министерство финансов отметило, что данные, декларируемые продавцом и покупателем, иногда различаются, а ошибки нередко возникают именно при ручном вводе. По оценке министерства, более широкое использование э-счетов может снизить административную нагрузку на предпринимателей и улучшить качество данных.

Для компании практическая польза может быть следующей:

• данные счета быстрее поступают в бухгалтерию;
• сокращается объём ручного переноса информации;
• счета проще проверять автоматически;
• снижается риск ошибок в суммах и регистрационных кодах;
• подтверждение и архивирование документов становятся более упорядоченными.

Как компании подготовиться?

Подготовка к возможным изменениям не означает, что компания должна немедленно покупать самое дорогое бухгалтерское программное обеспечение или заключать договор с оператором э-счетов.

Начать можно с упорядочивания текущего процесса выставления счетов.

Исчезнут ли PDF-счета?

Вероятнее всего, PDF-счета не исчезнут полностью из повседневного делового общения.

PDF удобен человеку для визуальной проверки счета и может использоваться вместе с машиночитаемым э-счетом. Вопрос не столько в том, хорош или плох формат PDF, сколько в том, соответствует ли отправленный клиенту документ его требованиям.

Если клиенту нужен машиночитаемый э-счет, одного PDF-файла может быть недостаточно. Если клиент не требует э-счет и стороны договорились использовать PDF, этот формат по-прежнему может быть подходящим.

Сейчас в Arveteha доступны PDF- и XML-счета. В Business PRO можно отправлять E-счета предприятиям прямо из Arveteha.