Mis on XML-arve?
XML (Extensible Markup Language) on tekstipõhine andmevorming, kus info on jagatud tähistatud väljadeks. Arve puhul tähendab see, et näiteks müüja nimi, registrikood, ostja andmed, arve kuupäev, arveread ja summad ei ole ainult visuaalselt lehel, vaid asuvad eraldi masinloetavates elementides.
Tarkvara saab sellise faili avada, kontrollida ja vajaduse korral importida ilma, et raamatupidaja peaks kogu arve sisu käsitsi ümber sisestama. See on üks põhjus, miks struktureeritud arveandmed on automatiseeritud arveldamise jaoks olulised.
XML-fail ise ei pea olema inimesele ilus. Selle väärtus seisneb struktuuris ja selles, et teine süsteem suudab samu andmeid üheselt tuvastada.
E-arve XML näidis – masinloetava arve struktuur brauseris.
XML, PDF ja e-arve – mis vahe neil on?
PDF on eelkõige inimesele loetav arvevaade. XML on eelkõige süsteemile loetav andmefail. E-arve on struktureeritud elektrooniline arve, mille puhul on oluline nii andmete korrektne struktuur kui ka vastavus nõutud standardile ja vastuvõtukanalile.
Seetõttu ei ole kõige täpsem öelda, et „iga XML on e-arve”. XML on tehniline alus või failivorm, kuid konkreetne e-arve võib vajada kindlat skeemi, standardit, versiooni ja edastusviisi.
PDF-arve
• Kujundatud inimesele lugemiseks
• Sobib visuaalseks kontrolliks ja arhiveerimiseks
• Andmed ei pruugi olla teise süsteemi jaoks otse imporditavad
XML / masinloetav arve
• Andmed paiknevad eraldi väljades
• Sobib süsteemidevaheliseks andmevahetuseks
• Võib vajada konkreetse vastuvõtja skeemi ja valideerimist
PDF-arve visuaalne näidis võrdluseks XML-failiga.
Mida selles XML näidises näha on?
Näidispildil on brauseris avatud XML-fail. Ülaosas on näha dokumendi tehniline päis ning edasi arve põhistruktuur. Näites kasutatakse E_Invoice tüüpi struktuuri ja versioonivälja, mille järel paiknevad arve ning osapoolte andmed.
Pildil on näiteks nähtavad Header, Date, FileId, AppId ja Version ning arve plokis InvoiceParties. SellerParty all paiknevad müüja nimi, registri- ja KMKR-number, kontaktandmed, aadress ning AccountInfo pangarekvisiitidega. BuyerParty plokk kirjeldab ostjat.
Täielikus XML-arves jätkub struktuur tavaliselt arveridade, koguste, ühikuhindade, käibemaksu, koondsummade ja makseinfoga. Väljade täpsed nimed sõltuvad kasutatavast skeemist.
• dokumendi ja versiooni tehnilised andmed;
• arve identifikaator ja kuupäev;
• müüja nimi, registrikood, KMKR ja kontaktandmed;
• ostja andmed;
• müüja IBAN ja pangaandmed;
• arveread, hinnad ja kogused;
• käibemaksumäärad ja maksusummad;
• neto-, maksu- ja lõppsumma;
• maksetähtaeg ja muu makseinfo.
Näidis ei ole universaalne mall
XML-väljade nimed ja kohustuslikud elemendid võivad eri skeemides erineda. Vastuvõtja nõuded tuleb enne päris faili saatmist eraldi üle kontrollida.
Kuidas XML-faili lugeda?
Kui XML avada tavalises brauseris, võib ülaservas olla teade, et failil puudub stiiliteave. See ei ole viga. Brauser lihtsalt ütleb, et failile pole lisatud kujundust, mille abil seda arvena vormistada.
XML-i loetakse hierarhiliselt: suurem element sisaldab alamvälju. Näiteks SellerParty võib sisaldada Name, RegNumber, VATRegNumber, ContactData ja AccountInfo välju. Sulgemissilt näitab, kus konkreetne element lõpeb.
Inimene saab XML-i kontrollida tekstina, kuid praktiline eesmärk on see, et arveldus- või raamatupidamissüsteem loeb vajalikud väärtused automaatselt.
01. Leia arve päis
Kontrolli faili versiooni, kuupäeva ja arve identifikaatorit.
02. Kontrolli osapooli
Vaata üle müüja ja ostja nimi, registrikood ning vajadusel KMKR-number.
03. Kontrolli arveridu ja makse
Veendu, et kogused, hinnad, käibemaks, lõppsumma ja makseandmed vastavad visuaalsele arvele.
Millal ainult sellest, et fail on XML, ei piisa?
Faililaiend .xml ei tõenda veel, et vastuvõtja süsteem oskab faili importida. Ettevõtte, raamatupidamisprogrammi või e-arve operaatori jaoks võib olla nõutud konkreetne skeem, elementide komplekt, versioon, kodeering või valideerimisreegel.
Samuti võib e-arve edastamine toimuda operaatori, võrgu või muu tehnilise kanali kaudu. Sellisel juhul tuleb lisaks faili sisule arvestada ka adressaadi tuvastamise, edastusprotokolli, staatuste ja vigade käsitlemisega.
Seetõttu tasub enne esimest päris saatmist teha test: kontrollida vastuvõtja nõudeid, valideerida fail ning veenduda, et teine süsteem võtab arve vastu ilma käsitsi parandamiseta.
Oluline: XML-fail ja operaatori kaudu saadetud e-arve ei ole automaatselt sama asi
Konkreetse kliendi jaoks sobivust kontrolli alati tema kasutatava raamatupidamissüsteemi või e-arve operaatori nõuete järgi.
Kuidas sobitub XML Arveteha töövoogu?
Arveteha arve koostatakse struktureeritud andmetest: ettevõtte ja kliendi andmed, arveread, hinnad, käibemaks, summad ning makseinfo on süsteemis eraldi väljadena. See on masinloetava väljundi loomise jaoks oluline lähtekoht.
XML-väljundi eesmärk on anda samad arveandmed edasi kujul, mida teine tarkvara saab töödelda. Visuaalne PDF jääb samal ajal mugavaks inimesele kontrollimiseks.
Kui XML-i kasutatakse konkreetse raamatupidamisprogrammi või e-arve kanali jaoks, tuleb lisaks kontrollida selle süsteemi nõutud formaati ja valideerimisreegleid. Operaatori kaudu saatmine on eraldi tehniline etapp võrreldes XML-faili loomisega.
Arveteha töölaud, kus arve andmed on salvestatud struktureeritud kujul.
Mida enne XML-arve saatmist kontrollida?
Enne päris kliendile saatmist tee vähemalt järgmine kontroll:
• müüja nimi, registrikood ja KMKR-number on õiged;
• ostja nimi ja registrikood vastavad kliendi andmetele;
• arve number ja kuupäev on samad mis PDF-arvel;
• arveread, kogused, hinnad ja allahindlused on õiged;
• käibemaksumäärad ja maksusummad klapivad;
• neto- ja lõppsumma on korrektsed;
• IBAN, maksetähtaeg ja muu makseinfo on õiged;
• fail vastab vastuvõtja nõutud skeemile ja versioonile;
• vajaduse korral on XML valideeritud või testkeskkonnas läbi proovitud.
Kas XML-arve ja e-arve on sama asi?
Mitte tingimata. XML kirjeldab faili tehnilist ja masinloetavat vormi. E-arve puhul on lisaks oluline, et arve vastaks nõutud andmestruktuurile, standardile ja vastuvõtukanali või operaatori tingimustele. Seetõttu ei muutu iga suvaline XML-fail automaatselt sobivaks e-arveks.
Kas XML-arve asendab PDF-arve?
XML ja PDF täidavad eri ülesandeid. XML on mõeldud eelkõige süsteemidevaheliseks andmevahetuseks, PDF aga inimesele visuaalseks lugemiseks ja kontrollimiseks. Praktikas võidakse kasutada mõlemat korraga.
Miks näitab brauser XML-faili lihtsalt tekstina?
XML-failil ei pruugi olla visuaalset stiililehte. Brauser kuvab siis dokumendi puustruktuuri ja väljad tekstina. See on normaalne, sest XML-i peamine eesmärk on andmete masinloetavus, mitte kujundatud arvevaade.
Milliseid andmeid XML-arve tavaliselt sisaldab?
XML-arves võivad olla arve number ja kuupäev, müüja ja ostja andmed, registri- ja KMKR-numbrid, arveread, kogused, hinnad, käibemaks, summad, maksetähtaeg ning panga- ja makseandmed. Täpne väljade komplekt sõltub kasutatavast formaadist.
Kas sama XML-faili saab saata igale kliendile?
Seda ei tohiks eeldada. Enne saatmist tuleb kontrollida, millist formaati, standardit või operaatorit vastuvõtja kasutab. Mõni süsteem võib nõuda kindlat skeemi, versiooni, valideerimist või edastuskanalit.
