Kuidas e-arvet saata Eestis? Praktiline e-arve juhend ettevõtjale

Mis on e-arve lihtsas keeles?

Tavaline PDF-arve on loodud eelkõige inimese jaoks: seda saab avada, lugeda, printida või e-postiga saata. E-arve on struktureeritud elektrooniline dokument, millest teine tarkvara saab automaatselt aru.

Süsteem suudab tuvastada müüja ja ostja, arve numbri ja kuupäeva, arveread, kogused, hinnad, käibemaksu, lõppsumma, maksetähtaja ning makseandmed. Ostja raamatupidamistarkvara ei pea arvet lihtsalt „vaatama” – ta saab arve andmeid töödelda.

E-arve väärtus ei seisne XML-failis endas. Väärtus tekib sellest, et samad andmed saavad liikuda ühest süsteemist teise ilma korduva käsitsi sisestamiseta.

• E-arve ei ole PDF: see on struktureeritud masinloetav dokument.
• Saatmiseks ei pea XML-i käsitsi koostama: Arveteha valmistab tehnilised andmed ette.
• Saaja peab e-arve vastuvõtmist toetama: Arveteha kontrollib vastuvõtuvõimalust enne saatmist.

PDF ja e-arve ei ole sama asi

Võtame lihtsa näite: ettevõte osutas kliendile teenust 500 euro eest. Inimese jaoks võib arve liikuda teekonnal Ettevõte → PDF → e-post → klient. Masinloetava arve puhul võib sama dokument liikuda teekonnal Ettevõte → Arveteha → e-arve infrastruktuur → kliendi süsteem.

Mõlemal juhul on tehing sama: ei muutu müüja, ostja, arve number, summa, käibemaks ega maksetähtaeg. Muutub ainult see, kuidas arve andmed kliendini jõuavad.

PDF ütleb sisuliselt: „Siin on dokument. Vaata seda.” E-arve ütleb: „Siin on arve struktureeritud andmed. Töötle neid.”

Miks on e-invoicingut üldse vaja?

Kui kõik ettevõtted kasutaksid ühte ja sama programmi, oleks e-arveldamine lihtne. Tegelikkuses töötab müüja ühes süsteemis ja ostja teises. Üks klient võtab vastu PDF-i, teine e-arvet, kolmandal on ERP ja neljandal oma raamatupidamissüsteem.

Seetõttu ei piisa ainult XML-i loomisest. Täielik e-invoicingu protsess peab suutma arve andmed struktureerida, tuvastada saaja, kontrollida vastuvõtuvõimalust, valmistada ette sobiva dokumendi, saata selle infrastruktuuri ning anda infot saatmise tulemuse kohta.

E-arve on dokument. E-invoicing ehk e-arveldamine on infrastruktuur, mis aitab sellel dokumendil jõuda müüja süsteemist ostja süsteemi.

Kuidas liigub e-arve Eestis?

Eesti e-arvete süsteem on detsentraliseeritud. Kõik ettevõtted ei pea kasutama ühte keskset programmi: ettevõtted saavad töötada erinevates tarkvarades ning e-arve infrastruktuur ühendab need süsteemid omavahel.

Lihtsustatud kujul on teekond: Müüja → müüja tarkvara → e-arve infrastruktuur → ostja tarkvara → raamatupidamine.

Arveteha kasutaja jaoks peab see tunduma veel lihtsam: Müüja → Arveteha → e-arve → ostja. Kasutaja ei pea ise haldama kõiki vahepealseid tehnilisi samme.

Kus asub selles süsteemis Arveteha?

Arveteha asub ettevõtte poolel – siin sünnib arve. Süsteemis on juba olemas andmed selle kohta, kes müüb, kellele müüb, mida müüb, millise hinnaga, millise käibemaksuga ja millal tuleb tasuda.

Nendest samadest andmetest saab luua PDF-arve inimesele või e-arve infosüsteemide vaheliseks andmevahetuseks. Arve koostatakse üks kord. Pärast seda valitakse, kuidas see kliendile saata.

See tähendab, et e-arve jaoks ei ole vaja sama dokumenti teises teenuses uuesti sisestada. Klient, tooted, arveread, käibemaks ja makseandmed on Arvetehas juba olemas.

Sama arve Arvetehas, kaks saatmisviisi: PDF või masinloetav e-arve.

Kuidas e-arvet saata Eestis Arveteha kaudu?

1. Koosta ja kinnita arve.
Vali ettevõte ja klient, lisa tooted või teenused, kogused, hinnad, käibemaks ja maksetähtaeg. Kontrolli müüja, ostja ja arveridade andmeid ning kinnita arve.

2. Vali „Saada E-arve”.
Kinnitatud arve juures vali e-arve saatmine. XML-faili ei ole vaja eraldi alla laadida ega teise teenusesse üles laadida.

3. Arveteha kontrollib saaja vastuvõtuvõimalust.
Kui saaja e-arve vastuvõtt on aktiveeritud, saad saatmisega jätkata. Kui mitte, kuvatakse teade „Saaja ei ole Digiarve vastuvõtmist aktiveerinud.”

4. Kinnita saatmine.
Pärast saaja kontrolli kinnitad e-arve saatmise. Arveteha valmistab ette masinloetavad andmed ja edastab dokumendi e-arve infrastruktuuri.

5. Vaata tulemust.
Pärast saatmist näed kasutajaliideses tulemust või staatust. Saaja süsteem saab arve struktureeritud kujul, et põhiandmeid ei peaks käsitsi uuesti sisestama.

Miks ainult XML-failist ei piisa?

E-arvet seostatakse tihti XML-iga ning sellest võib tekkida mulje, et kogu e-arveldamine tähendab nuppu „Laadi XML alla”. Tegelikult on XML ainult üks tehniline osa.

Täielik protsess on pikem: arve andmed → masinloetav dokument → kontroll → saaja tuvastamine → saatmine → kohaletoimetamine → ostja süsteemi töötlus.

Seetõttu ei ole e-arve teenus lihtsalt XML-generaator. See on terviklik elektroonilise dokumendivahetuse protsess.

Ettevõtja ei pea XML-i tundma. Kasutaja peab nägema kliendi nime, arve numbrit, kuupäeva, teenust, hinda, käibemaksu ja tasumisele kuuluvat summat. XML on tarkvara töö.

Miks muutub e-arve Eesti ettevõtte jaoks järjest olulisemaks?

Alates 1. juulist 2025 võib Eestis raamatupidamiskohustuslane, kes on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, nõuda müüjalt e-arvet. Kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti, on seaduses lähtekohaks Euroopa standardile EN 16931-1 vastav e-arve.

Üks klient võib paluda arvet e-postiga, teine ütleb lihtsalt: „Palun saatke e-arve.” Müüja jaoks on mugav, kui mõlemad võimalused on samas programmis.

Arvetehas ei pea selle tõttu tekkima kaks eraldi arveprotsessi. Üks klient saab PDF-i, teine e-arve – muutub saatmiskanal, mitte arve koostamise töö.

2-corner, 3-corner ja 4-corner: kuidas süsteemid omavahel ühenduvad?

2-corner ehk kahepoolne mudel: müüja süsteem on ühendatud otse ostja süsteemiga. See võib sobida kahe suure püsipartneri vahel, kuid paljude klientide korral skaleerub halvasti.

3-corner ehk kolmnurga mudel: müüja ja ostja kasutavad sama teenusepakkujat. See on lihtsam, kuid piirang tekib siis, kui pooled soovivad kasutada erinevaid teenuseid.

4-corner ehk nelja nurga mudel: müüjal on oma teenusepakkuja ja ostjal oma. Teenusepakkujad suhtlevad omavahel. Nii saavad mõlemad ettevõtted töötada oma tavapärases süsteemis.

Arveteha kasutaja jaoks tähendab see lihtsat põhimõtet: sa ei pea minema oma kliendi programmi ainult sellepärast, et klient kasutab teist süsteemi. Arve koostatakse Arvetehas ja edasise marsruudi lahendab infrastruktuur.

2-corner, 3-corner ja 4-corner mudelid näitavad, kuidas müüja ja ostja süsteemid omavahel ühenduvad.

Hea võrdlus on mobiilside – ja kus tuleb mängu Peppol?

Sul võib olla üks mobiilioperaator ja kliendil teine. Helistamiseks ei pea sa tema operaatori kliendiks hakkama: võrgud lahendavad ühenduse ise. E-arvetega peaks kasutajakogemus olema sarnane.

Peppol muutub eriti oluliseks siis, kui elektrooniline dokumendivahetus liigub ühe riigi piiridest välja. See on rahvusvaheline infrastruktuur ja reeglistik, mis aitab erinevatel süsteemidel standardiseeritud äridokumente vahetada.

Arveteha kasutaja jaoks on tähtsam põhimõte kui võrgu tehniline nimi: ettevõte peab saama töötada oma süsteemis ning infrastruktuur peab aitama jõuda teiste süsteemideni.

E-arve peab mitte ainult kohale jõudma – teine süsteem peab sellest aru saama

E-invoicingus on kaks eri ülesannet. Esiteks transport: kuidas dokument müüjalt ostjani jõuab. Teiseks semantika: kuidas ostja tarkvara saab aru, milline väli on arve number, kes on müüja, milline on käibemaks ja kui palju tuleb tasuda.

Sellepärast on vaja standardeid. Euroopa e-arveldamises on oluline EN 16931, mis aitab erinevatel süsteemidel arve põhilisi ärilisi andmeid ühtemoodi mõista.

Kasutaja jaoks peab kogu standardiseerimine jääma taustale. Ettevõtja töötab arve sisuga, tarkvara ja infrastruktuur tegelevad tehnilise vormi ning edastamisega.

Mille eest ettevõte e-arve teenuse puhul maksab?

PDF-i saab lihtsalt alla laadida. E-arve puhul ei maksa ettevõte aga faililaiendi eest – ta maksab tervikliku tööprotsessi eest.

Masinloetava dokumendi koostamine. Tavalise arve andmed muudetakse struktureeritud kujule.
E-arve saatmine. Faili ei ole vaja käsitsi alla laadida ja teise keskkonda üles laadida.
Üks töölaud. Kliendid, tooted, arved ja dokumendid asuvad samas süsteemis.
Vähem korduvat tööd. Sama infot ei ole vaja mitu korda sisestada.

Mida rohkem arveid ettevõte koostab, seda suuremaks muutub ajavõit. 20 arvet kuus tähendab 240 arvet aastas; 50 arvet kuus juba 600. Mõneminutiline käsitöö hakkab korduma sadu kordi.

E-arve saatmine Arvetehast

Arveteha aktiivne e-arve teenus on mõeldud väljaminevate e-arvete saatmiseks ettevõtetele.

Koosta arve tavapäraselt, vali e-arve saatmine ning Arveteha edastab dokumendi ametlike kanalite kaudu saaja süsteemi.

Saaja peab oma poolel kasutama e-arvete vastuvõtmise teenust. Arveteha ei paku praegu sissetulevate e-arvete vastuvõtmist tarnijatelt.

Milline Arveteha pakett valida?

Business Starter — 0 € / kuu.
PDF- ja XML-arved, arvete eksport Eesti raamatupidamisprogrammidesse, arvete salvestamine ja ajalugu, kliendid, tooted, teenused, pangakontod ning muud igapäevase arvetöö vahendid.

Business Pro — 6 € / kuu + KM.
Kõik Business Starteri võimalused ning lisaks e-arvete saatmine ettevõtetele otse Arvetehast.

Kas vajad tasuta töölauda PDF- ja XML-arvete jaoks? Business Starter.
Kas vajad e-arvete saatmist ettevõtetele? Business Pro.

Business Pro ühendab e-arved, XML-i ja ettevõtte dokumendid ühte töökeskkonda.

Miks Business Pro maksab 6 eurot?

Business Pro ei ole tasuline nupp nimega „Loo XML”. See on järgmine töökorralduse tase.

Selle asemel, et teha koosta arve → laadi alla → ava teine teenus → otsi klient → laadi dokument üles → saada, saab töövoog olla koosta arve → saada e-arve.

Kõik toimub keskkonnas, kus on juba ettevõtted, kliendid, tooted, teenused, pangakontod ja dokumentide ajalugu. Business Pro väärtus ei seisne loodud failide arvus, vaid selles, kui palju eraldi käsitööd ettevõttel enam teha ei ole vaja.