Tšekid raamatupidamises: kuidas kuludokumente pildistada ja säilitada

Pildista tšekk otse Arveteha ostuarve juurde

Ava Ostuarved ja vali Lisa ostuarve. Vormi ülaosas on eraldi plokk Kuludokumendi foto.

Telefonis saad valida Pildista ja teha pabertšekist foto kohe pärast ostu. Kui pilt on juba telefonis või arvutis olemas, vali Laadi foto üles.

Praktiline töövoog on lühike: saad tšeki → pildistad → sisestad kulu → salvestad foto dokumendi juurde. Nii ei kao ostu kontekst kuu lõpuks ära.

Kas tšeki fotot võib raamatupidamises säilitada?

Jah. Raamatupidamise seadus lubab algdokumendi viia teise vormingusse või teisele teabekandjale, kui majandustehingut puudutavad andmed ei muutu ja dokument vastab ka pärast teisendamist seaduse nõuetele.

Seega võib kvaliteetne digitaalne koopia olla tavapärase raamatupidamisarhiivi osa. Oluline ei ole lihtsalt foto olemasolu, vaid see, kas selle järgi saab majandustehingut tõendada.

Kuidas tšekki õigesti pildistada

Foto peab olema loetav ilma oletamiseta. Kõige parem on tšekk pildistada kohe pärast ostu, enne kui termopaber pleegib või väike dokument kaotsi läheb.

• pildista tšekk tervikuna, nii et ülemine ja alumine serv jäävad kaadrisse;
• kontrolli, et müüja, kuupäev, kaubad või teenused ja kogusumma oleksid nähtavad;
• hoia telefon dokumenti pildistades võimalikult paralleelselt;
• väldi välgu peegeldust ja tugevaid varje;
• kontrolli enne salvestamist, et tekst oleks terav;
• väga pika tšeki puhul tee mitu pilti väikese kattuvusega.

Arvetehas saab ühe ostuarve juurde lisada kuni viis fotot, seega ei ole vaja pikka tšekki liiga kaugelt pildistada ja teksti loetamatuks muuta.

Kas pabertšeki võib pärast pildistamist ära visata?

Üldist nõuet säilitada iga algdokument seitse aastat just paberil ei ole. Seadus lubab dokumendi viia teisele teabekandjale ning tingimuste täitmisel säilitada üksnes teisendatud dokumendi.

Enne paberi hävitamist veendu, et digitaalne koopia on täielik ja loetav, õige kulu juurde salvestatud ning kättesaadav kogu säilitustähtaja jooksul. Toetuste, projektide, vaidluste või erilepingute puhul võivad kehtida lisatingimused.

Kui kaua tuleb kuludokumente säilitada?

Raamatupidamise algdokumentide üldine säilitustähtaeg on Eestis seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing raamatupidamises kajastati.

Kui tšekk kajastati 2026. aasta raamatupidamises ja majandusaasta kattub kalendriaastaga, hakatakse seitsmeaastast tähtaega arvestama 2026. aasta lõpust. Dokument peab olema kogu selle aja jooksul taasesitatav ja loetav.

Tavaline kassatšekk ja sisendkäibemaksu mahaarvamine ei ole sama asi

Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane ja soovib sisendkäibemaksu maha arvata, on dokumendile esitatavad nõuded rangemad. Mahaarvamise aluseks on üldjuhul KMS § 37 nõuetele vastav arve.

Maksu- ja Tolliamet rõhutab eraldi, et tavalisest kaupluse kassaaparaadist, sh iseteeninduskassast saadud tšekk ei ole automaatselt lihtsustatud arve. Kaupluses on tavaliselt võimalik küsida nõuetele vastav arve töötajalt või infolauast.

Foto säilitab dokumendi, kuid ei muuda selle õiguslikku sisu. Seega ei muutu tavaline kassatšekk VAT-arveks üksnes seetõttu, et sellest tehti väga hea foto.

Kuidas korraldada tšekkide töövoog ilma kuu lõpu paberikuhjata

Digitaalse töövoo väärtus ei seisne ainult pildis. Oluline on see, et foto on seotud konkreetse kulukandega: tarnija, summa, kuupäeva, staatuse ja muude andmetega.

1. Pildista tšekk kohe pärast ostu.
2. Ava Arvetehas Ostuarved ja lisa uus ostuarve.
3. Lisa foto ning sisesta dokumendi andmed.
4. Kui kulu eesmärk ei ole dokumendilt selge, lisa tulevaseks kontrolliks lühike selgitus.
5. Salvesta ostuarve ja seo see vajaduse korral maksega.

Kas pangaväljavõte asendab kadunud tšeki?

Pangaväljavõte tõendab hästi raha liikumist, kuid sageli ei kirjelda piisavalt ostu majanduslikku sisu. Makse real võib olla näha müüja ja summa, kuid mitte seda, mida ettevõte tegelikult ostis.

Seetõttu on parem säilitada nii makseinfo kui ka algdokument. Kui tšekk on kadunud, on müüjalt dokumendi taastamine tavaliselt kindlam lahendus kui lootmine ainult pangaväljavõttele.