Mis on CostPocket?
CostPocket on Eesti päritolu kuludokumentide haldamise teenus, mille keskne eesmärk on vähendada tšekkide, ostuarvete ja kuluaruannete käsitsi töötlemist.
Dokumendi saab esitada mobiiliäpis, veebikeskkonnas või e-posti teel. Pärast esitamist tuvastab digiteerimislahendus dokumendilt raamatupidamise jaoks vajalikud andmed. Kui ettevõte on CostPocketi oma raamatupidamistarkvaraga ühendanud, saab dokument ja selle info liikuda edasi raamatupidamisse.
CostPocket ei ole ise raamatupidamisprogramm ega asenda raamatupidajat. See toimib pigem sillana kuludokumendi esitaja ja raamatupidamise vahel.
Tavapärane töövoog
- tšekk jääb rahakotti või autosse;
- dokumendid kogutakse kuu lõpus kokku;
- raamatupidaja sisestab andmed käsitsi;
- puuduva info kohta tuleb eraldi küsida.
Digiteeritud töövoog
- tšekk pildistatakse kohe pärast ostu;
- dokumendi andmed tuvastatakse automaatselt;
- kasutaja kontrollib tulemust ja lisab selgituse;
- dokument saadetakse aruandesse või raamatupidamistarkvarasse.
Kuidas tšekk telefonist raamatupidamisse jõuab?
Kõige lihtsam kasutusviis algab tšeki pildistamisest. Hea tulemuse jaoks peab kogu dokument olema kaadris, tekst loetav ning pilt võimalikult sirge ja terav.
PDF-arve või e-posti teel saabunud kuludokumendi võib üles laadida või edastada ettevõttele määratud CostPocketi e-posti aadressile. See on mugav näiteks majutuse, transpordi või veebiteenuste arvete puhul.
Termopaberil tšekid võivad pleekida ning väikesed dokumendid lähevad kergesti kaduma. Kohe tehtud pilt vähendab mõlemat riski.
Esita dokument
Pildista pabertšekk, laadi üles PDF või edasta arve e-postiga.
Kontrolli tuvastatud andmed
Vaata üle müüja, kuupäev, summad, käibemaks ja dokumendi number. Vajaduse korral lisa kululiik, projekt või selgitus.
Saada dokument edasi
Lisa dokument kulu- või lähetusaruandesse või edasta see liidestuse kaudu raamatupidamistarkvarasse.
Milliseid andmeid saab dokumendilt tuvastada?
Digiteerimise eesmärk ei ole ainult tšekist pildi salvestamine. Süsteem püüab muuta dokumendil oleva info struktureeritud andmeteks, mida saab kontrollida, otsida ja teise tarkvarasse edastada.
Tuvastatavate väljade täpne hulk sõltub dokumendist, valitud teenusest ja seadistustest. CostPocket kirjeldab oma teenuses muu hulgas dokumendi põhiandmete ning vajaduse korral ka arveridade digiteerimist.
- müüja nimi ja registriandmed;
- dokumendi kuupäev ja number;
- netosumma, käibemaks ja tasumisele kuuluv summa;
- valuuta ja makseviis, kui need on dokumendil olemas;
- arveread, toodete või teenuste nimetused ja käibemaksumäärad;
- ettevõtte enda lisatud kululiik, projekt, osakond või kommentaar.
Kortsumine, halb valgus, puuduv tšekiosa, võõrkeel või ebatavaline kujundus võivad tulemust mõjutada. Enne raamatupidamisse saatmist tasub olulised väljad üle vaadata.
Millal on CostPocketist kõige rohkem kasu?
Kõige suurem väärtus tekib siis, kui kuludokumente esitavad mitu inimest või kui ettevõttel koguneb iga kuu palju väikeseid tšekke ja ostuarveid.
Üksikettevõtja võib võita eelkõige sellest, et dokument ei kao ära ning kulule saab kohe selgituse lisada. Suuremas meeskonnas aitab ühtne protsess vähendada raamatupidaja tööd dokumentide tagaajamisel.
- töötajad teevad ettevõtte jaoks oste erinevates kohtades;
- ettevõtte kulud tekivad sageli lähetustel või objektidel;
- ostuarved saabuvad mitme inimese e-postile;
- raamatupidaja saab dokumendid praegu korraga alles kuu lõpus;
- kulud tuleb jagada projektide, osakondade või kululiikide vahel;
- ettevõte soovib kasutada kinnitusringi või kuluaruandeid.
Ettevõttes tuleb kokku leppida, kes dokumendi esitab, kes selle kinnitab, milline selgitus lisatakse ja millal dokument peab raamatupidamisse jõudma.
Mida enne kasutuselevõttu kontrollida?
Kõigepealt tasub rääkida oma raamatupidajaga. Tema saab öelda, millisesse tarkvarasse dokumendid peavad jõudma, milliseid kululiike kasutatakse ning kas ettevõttel on vaja aruandeid, kinnitusringi või ainult dokumentide digiteerimist.
CostPocket pakub tasuta proovimise võimalust ning ametliku hinnainfo järgi sisaldab tasuta plaan piiratud arvu dokumente kuus. Tasuliste pakettide tingimused, kasutajate arv ja lisateenused võivad muutuda, seega tuleb valik teha kehtiva hinnakirja järgi.
- kas sinu raamatupidamistarkvarale on olemas sobiv liidestus;
- millised dokumendid liiguvad automaatselt ja millised vajavad kinnitamist;
- kas ettevõttel on vaja robot- või inimese kontrollitud digiteerimist;
- kuidas määratakse kasutajate ja administraatorite õigused;
- kuidas dokumente teenusest eksporditakse ja arhiveeritakse;
- milline pakett vastab ettevõtte tegelikule dokumentide arvule.
Lisa kasutajaid ainult vajalike õigustega, vaata üle teenuse privaatsustingimused ning otsusta ettevõttes, milliseid dokumente ja andmeid teenuses töödeldakse.
Kas pärast pildistamist võib pabertšeki ära visata?
Ainult foto tegemine ei tähenda automaatselt, et iga paberdokumendi võib kohe hävitada.
Raamatupidamise algdokument peab võimaldama tõendada tehingu toimumist ja sisaldama nõutud andmeid. Elektrooniliselt säilitatav dokument peab jääma loetavaks, terviklikuks ja kogu säilitustähtaja jooksul kättesaadavaks.
Enne paberi hävitamist tuleb veenduda, et digitaalne dokument on täielik, tehinguga seostatav, turvaliselt säilitatud ning ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas ja tööprotsessis aktsepteeritud. Eriliigiliste dokumentide või vaidlusriski korral tasub originaali säilitamise vajadus raamatupidajaga eraldi üle kontrollida.
Ära viska tšekki ära enne, kui pilt on edukalt üles laaditud, kõik servad ja andmed on nähtavad ning dokument on õige ettevõtte ja kulu juurde salvestatud.
Kokkuvõte
CostPocket aitab viia pabertšeki või PDF-arve digitaalsesse töövoogu: dokument esitatakse mobiili, veebi või e-posti kaudu, selle andmed tuvastatakse ning tulemus edastatakse aruandesse või raamatupidamistarkvarasse.
Teenuse peamine kasu ei seisne ainult tekstituvastuses. Oluline on see, et kuludokument jõuab raamatupidamisse õigel ajal, koos selgituse ja vajalike andmetega.
Enne kasutuselevõttu kontrolli liidestust, hinnastamist, kasutajaõigusi, kinnitamise korda ja arhiveerimist. Automaatika kiirendab tööd, kuid ettevõtte enda selge protsess ja andmete kontroll jäävad endiselt vajalikuks.
Allikad ja lisainfo
- CostPocket: tšekkide ja arvete digiteerimine
- CostPocket: ettevõtte omanikuna alustamine
- CostPocket: hinnad
- Riigi Teataja: raamatupidamise seadus
CostPocket on Arvetehast sõltumatu kolmanda osapoole teenus. Funktsioonid, liidestused ja hinnad võivad muutuda. Enne teenuse valimist kontrolli alati CostPocketi kehtivaid tingimusi, hinnakirja ning oma raamatupidamistarkvara liidestuse võimalusi.