CostPocket: как быстро перевести чеки в цифровой вид?

Что такое CostPocket?

CostPocket — созданный в Эстонии сервис для управления расходными документами. Его основная задача — сократить ручную обработку чеков, входящих счетов и отчётов о расходах.

Документ можно отправить через мобильное приложение, веб-среду или электронную почту. После отправки система распознаёт данные, необходимые для бухгалтерского учёта. Если CostPocket подключён к бухгалтерской программе компании, документ и извлечённая информация могут быть переданы прямо в бухгалтерию.

CostPocket не является бухгалтерской программой и не заменяет бухгалтера. Скорее, он служит связующим звеном между сотрудником, который понёс расход, и бухгалтерским учётом.

Как чек попадает из телефона в бухгалтерию?

Самый простой способ начинается с фотографии чека. Чтобы результат был качественным, весь документ должен помещаться в кадре, текст — оставаться читаемым, а снимок — быть ровным и резким.

PDF-счёт или расходный документ, полученный по электронной почте, можно загрузить либо переслать на выделенный адрес CostPocket компании. Это удобно, например, для счетов за проживание, транспорт и онлайн-сервисы.

Какие данные можно распознать?

Цель оцифровки — не просто сохранить фотографию чека. Система старается превратить сведения на документе в структурированные данные, которые можно проверить, найти и передать в другую программу.

Точный набор полей зависит от документа, выбранной услуги и настроек. CostPocket указывает, что сервис может распознавать как основные реквизиты документа, так и строки счёта.

• название продавца и регистрационные данные;
• дата и номер документа;
• сумма без налога, налог с оборота и итоговая сумма;
• валюта и способ оплаты, если они указаны;
• строки счёта, наименования товаров или услуг и ставки налога;
• добавленные компанией вид расхода, проект, подразделение или комментарий.

Когда CostPocket особенно полезен?

Наибольший эффект появляется, когда расходные документы подают несколько сотрудников или когда каждый месяц накапливается много небольших чеков и входящих счетов.

Индивидуальный предприниматель выигрывает прежде всего за счёт того, что документ не теряется, а пояснение к расходу можно добавить сразу. В более крупной команде единый порядок уменьшает объём работы бухгалтера по поиску недостающих документов.

• сотрудники совершают покупки для компании в разных местах;
• расходы часто возникают в командировках или на объектах;
• входящие счета поступают на электронную почту разных сотрудников;
• сейчас бухгалтер получает все документы одновременно только в конце месяца;
• затраты нужно распределять по проектам, отделам или видам расходов;
• компании нужны согласование расходов или отчёты.

Что проверить перед началом работы?

Сначала стоит обсудить процесс со своим бухгалтером. Он сможет уточнить, в какую программу должны поступать документы, какие виды расходов используются и нужны ли компании отчёты, согласование либо только оцифровка.

CostPocket предлагает возможность бесплатного тестирования. Согласно актуальной официальной информации, бесплатный план предусматривает ограниченное количество документов в месяц. Условия платных пакетов, количество пользователей и дополнительные услуги могут меняться, поэтому выбирать тариф нужно по действующему прейскуранту.

• есть ли интеграция с вашей бухгалтерской программой;
• какие документы передаются автоматически, а какие требуют подтверждения;
• нужно ли компании автоматическое или проверяемое человеком распознавание;
• как настраиваются права пользователей и администраторов;
• как документы экспортируются и архивируются;
• какой пакет соответствует реальному количеству документов.

Можно ли выбросить бумажный чек после фотографирования?

Одна лишь фотография не означает, что любой бумажный документ можно немедленно уничтожить.

Первичный бухгалтерский документ должен позволять подтвердить факт хозяйственной операции и содержать необходимые сведения. Электронно хранимый документ должен оставаться читаемым, целостным и доступным в течение всего срока хранения.

Перед уничтожением бумаги необходимо убедиться, что цифровая копия полная, однозначно связана со сделкой, надёжно хранится и допускается внутренними правилами бухгалтерского учёта компании. Для отдельных видов документов или при риске спора необходимость хранения оригинала лучше дополнительно уточнить у бухгалтера.