Бесплатный бланк счёта: какие данные должны быть в счёте?

Что такое бланк счёта?

Бланк счёта — это повторяемая форма, с помощью которой можно быстро подготовить счёт продажи. Это может быть PDF, Word или Excel, но удобнее использовать веб-форму, которая автоматически считает суммы и снижает риск ручных ошибок.

Когда компания использует один и тот же формат счёта, клиенту проще читать документы, а бухгалтеру проще обрабатывать данные.

Какие данные должны быть в счёте?

По разъяснению Налогово-таможенного департамента Эстонии основными требованиями являются номер счёта, дата выставления, данные продавца и покупателя, данные о товаре или услуге, цена сделки, налогооблагаемая сумма по ставкам НДС и сумма НДС к уплате в евро.

1. Номер счёта — у каждого счёта должен быть уникальный и отслеживаемый номер.
2. Дата выставления — дата, когда счёт составлен или выставлен клиенту.
3. Данные продавца — название компании, адрес, регистрационный код и номер KMKR, если продавец является плательщиком НДС.
4. Данные покупателя — имя или название клиента и адрес; в сделках между компаниями полезно добавить регистрационный код и при необходимости номер KMKR.
5. Описание товара или услуги — достаточно понятное описание, за что выставлен счёт.
6. Количество и единица — например час, штука, месяц, комплект или другая единица.
7. Цена и налогооблагаемая сумма — цена строки без НДС и сумма по ставкам НДС.
8. Ставка НДС и сумма НДС — например 24%, 0% или освобождённый оборот в зависимости от сделки.
9. Итоговая сумма счёта — сумма, которую клиент должен оплатить.
10. Платёжные данные — IBAN, срок оплаты, референс-номер или пояснение платежа.

Простой пример счёта

Это упрощённый пример. Реальный счёт должен соответствовать конкретной сделке: тип сделки, местонахождение покупателя, статус по НДС, ставка НДС и возможные исключения могут изменить содержание документа.

Как составить счёт в Arveteha?

В Arveteha счёт можно составить так, чтобы данные продавца брались из профиля компании, клиент выбирался из клиентской базы, а строки добавлялись по товарам или услугам.

1. Откройте рабочий кабинет Arveteha и выберите Koosta arve или пункт меню Arved → Uus arve.
2. Проверьте активную компанию и убедитесь, что в профиле есть адрес, регистрационный код, номер KMKR и банковский счёт.
3. Выберите клиента из базы или добавьте нового клиента.
4. Добавьте строки счёта: название услуги или товара, количество, единицу, цену и ставку НДС.
5. Проверьте автоматически рассчитанные суммы: промежуточную сумму, НДС и итог к оплате.
6. Добавьте срок оплаты, референс-номер или пояснение платежа.
7. Сохраните черновик, подтвердите счёт и скачайте PDF.

НДС и суммы в счёте

Если продавец является плательщиком НДС и сделка облагается общей ставкой, в счёте нужно показать ставку НДС и сумму НДС в евро. В Эстонии общая ставка НДС с 1 июля 2025 года составляет 24%.

Частые ошибки при использовании бланка

1. Номер счёта не меняется, и один номер используется несколько раз.
2. Регистрационный код продавца или покупателя отсутствует или указан неверно.
3. У плательщика НДС не указан номер KMKR.
4. Ставка НДС выбрана неверно или сумма НДС рассчитана вручную с ошибкой.
5. Описание услуги слишком общее, например только «услуга».
6. Нет срока оплаты или банковского счёта.
7. PDF сохранён на компьютере, но счёт не хранится системно.