Программа для составления счетов: Excel, Word или онлайн-сервис?

Что вообще должна уметь программа для составления счетов?

Минимальная задача проста: ввести данные продавца и клиента, добавить товар или услугу, указать цену и получить готовый счет. Но при регулярной работе быстро появляется второй уровень — управление данными и документами.

• хранить данные предприятия;
• сохранять клиентов;
• повторно использовать товары и услуги;
• помогать с номерами и датами счетов;
• рассчитывать суммы и НДС;
• задавать срок оплаты;
• формировать PDF;
• сохранять историю документов;
• помогать контролировать поступившие оплаты.

Счет в Word: простой старт

Word удобен для создания собственного бланка. Можно разместить логотип, реквизиты предприятия, банковский счет и оформить документ в фирменном стиле.

1. открыть старый счет или шаблон;
2. изменить номер и дату;
3. заменить данные клиента;
4. вписать товар или услугу;
5. проверить суммы;
6. сохранить новый файл и экспортировать PDF.

Если предприятие выставляет несколько простых счетов в год, эта схема может работать нормально. Сложности начинаются, когда старый файл одновременно превращается в базу клиентов, источник последнего номера счета и архив.

Счет в Excel: сильная сторона — расчеты

Excel делает работу удобнее благодаря формулам. Количество, цена за единицу, скидка, сумма без НДС, налог и итог могут пересчитываться автоматически после изменения исходных данных.

Для расчетов Excel иногда остается лучшим инструментом даже у предприятия, которое использует отдельную программу для счетов. Например, строительная фирма может в Excel рассчитывать объемы, часы, материалы и общую стоимость объекта, а итоговый счет клиенту оформлять уже в системе для счетов.

Поэтому Excel и программа для счетов не обязательно конкурируют. Они могут выполнять разные задачи в одном предприятии.

Где Excel начинает мешать?

Проблема обычно не в одном счете. Она появляется, когда документов становится много и для каждого приходится все больше информации проверять вручную.

• Нумерация: нужно помнить последний использованный номер и не допускать случайных дублей;
• Клиенты: название, регистрационный код и адрес приходится копировать или хранить на отдельном листе;
• Товары и услуги: повторяющиеся описания переносятся из файла в файл;
• История: папки постепенно заполняются XLSX и PDF с разными именами;
• Оплаты: Excel сам по себе не знает, какой счет оплачен — для этого нужен еще один столбец, лист или отдельная таблица.

В онлайн-программе счет — это не просто файл

В специальной системе счет хранится как документ, связанный с предприятием, клиентом, номером, датой, сроком оплаты, строками счета, НДС, валютой и информацией об оплате. PDF становится результатом работы с этим документом, а не единственным местом хранения данных.

Экономия времени складывается из мелочей: не нужно каждый раз заново искать реквизиты клиента, открывать предыдущий файл, вспоминать структуру документа и отдельно сохранять историю операций.

Как выглядит создание счета в Arveteha

В Arveteha основные данные счета собраны в одной форме. Здесь находятся номер счета, дата, срок оплаты в днях и конкретная дата, валюта, поле viivis и данные клиента.

Данные постоянного клиента не нужно переносить из старого PDF или Excel-файла. В рабочем кабинете можно использовать сохраненные товары и услуги, а созданные документы остаются частью истории предприятия.

Если сначала нужно разобраться с обязательными полями, посмотрите материал Бесплатный бланк счета. Пошаговый процесс создания счета разобран отдельно в инструкции Как создать счет в Эстонии.

Когда Word или Excel вполне достаточно

Отдельная программа нужна не каждому предприятию. Собственный шаблон может быть разумным вариантом, если счетов мало, а рабочий процесс очень простой.

• счета выставляются редко;
• клиентов немного;
• документы делает один человек;
• оплаты контролируются в другой системе;
• старые счета почти не приходится искать;
• пользователь уверенно поддерживает собственные формулы и структуру файлов.

Например, если OÜ выставляет три простых счета в год, отдельная система может почти не сэкономить времени. Важнее, чтобы сам документ содержал необходимые данные и потом его можно было найти.

Когда стоит переходить на программу для счетов

• для создания нового счета вы каждый раз открываете старый;
• перед выставлением документа вручную ищете последний номер;
• одни и те же клиенты и услуги постоянно повторяются;
• поиск старого счета занимает заметное время;
• не получается быстро увидеть, какие счета уже оплачены;
• со счетами работает несколько человек или нужно вести несколько предприятий.

Достаточно ли бесплатной программы для счетов?

Для малого предприятия запрос «бесплатная программа для счетов» вполне логичен. Если документов немного, нет смысла автоматически выбирать большую и дорогую бухгалтерскую систему. Но цена — не единственный критерий.

• сколько счетов позволяет создать бесплатный вариант;
• сохраняются ли документы и клиенты;
• можно ли скачать PDF;
• поддерживаются ли нужные ставки НДС;
• можно ли вести несколько предприятий;
• работает ли сервис на телефоне и компьютере;
• можно ли позже экспортировать или сохранить данные.

Word, Excel или онлайн-программа: короткое сравнение

Выбор зависит от масштаба работы. Для нескольких документов может хватать Word, для расчетов Excel остается очень сильным инструментом, а регулярные счета удобнее вести в системе, где документы, клиенты и история уже связаны между собой.