Arve koostamise programm Eestis: tee arve veebis lihtsalt

Mis on arve koostamise programm?

Arve koostamise programm on töövahend, millega sisestad müüja ja ostja andmed, kauba või teenuse, hinna ja maksetingimused ning koostad nende põhjal arve. Veebipõhises programmis saab arve andmeid hiljem uuesti kasutada, selle asemel et iga uut dokumenti vanast Wordi- või Exceli-failist kopeerida.

Mida peab hea arveprogramm tegema?

Kõige lihtsam ülesanne on selge: sisestad müüja ja kliendi andmed, lisad kauba või teenuse, hinna ning saad valmis arve. Regulaarse arveldamise puhul tuleb aga kiiresti juurde teine kiht — andmete ja dokumentide haldamine.

• ettevõtte andmete säilitamine;
• klientide korduv kasutamine;
• toodete ja teenuste salvestamine;
• arvenumbrite ja kuupäevade haldamine;
• summade ja käibemaksu arvutamine;
• maksetähtaja määramine;
• PDF-arve koostamine;
• varasemate arvete leidmine;
• laekumiste ja tasumise staatuse jälgimine.

Hea arveprogramm ei asenda raamatupidamisreegleid, kuid aitab vältida korduvat käsitööd. Käibemaksu puhul peab kasutaja valima tehingule sobiva määra; Eesti standardmäär on praegu 24%. Arve kohustuslikud andmed sõltuvad tehingust ja käibemaksustaatusest.

Arve Wordis: lihtne algus, palju käsitööd

Word on tuttav töövahend ja sobib hästi kujundatud arvepõhja tegemiseks. Logo, ettevõtte rekvisiidid ja tekstid saab paigutada valmis dokumenti ning kasutada seda järgmiste arvete alusena.

1. ava eelmine arve või blankett;
2. muuda arve number ja kuupäev;
3. asenda kliendi andmed;
4. sisesta kaup või teenus;
5. kontrolli summad;
6. salvesta fail uue nimega ja tee PDF.

Kui arveid on mõni üksik aastas, võib sellisest lahendusest täiesti piisata. Probleem tekib siis, kui vana dokument hakkab täitma kliendibaasi, arvenumbrite registri ja arhiivi rolli korraga.

Arve Excelis: tugev arvutustes

Exceli peamine eelis Wordi ees on valemid. Koguse, ühikuhinna, allahindluse, netosumma, käibemaksu ja lõppsumma saab omavahel siduda nii, et muudatuse järel arvutab tabel tulemuse ise ümber.

Näiteks ehitusettevõte võib Excelis arvutada töömahud, ruutmeetrid, töötunnid, materjalikulu ja objekti kogumaksumuse. Selliste arvutuste jaoks on Excel sageli väga hea töövahend ka siis, kui lõplik arve koostatakse hiljem eraldi arveprogrammis.

Seega ei ole Excel ja arveprogramm tingimata konkurendid. Nad võivad täita ettevõttes erinevaid ülesandeid.

Millal hakkab Excel arveldamisel ebamugavaks muutuma?

Ühe arvega ei ole tavaliselt probleemi. Ebamugavus tekib siis, kui dokumente, kliente ja makseid koguneb ning iga uue arve jaoks tuleb järjest rohkem infot käsitsi kontrollida.

• Arvenumbrid: keegi peab teadma, milline number oli viimane ja vältima juhuslikke duplikaate;
• Kliendid: nimi, registrikood, aadress ja muud andmed tuleb kas kopeerida või pidada eraldi tabelis;
• Tooted ja teenused: korduvaid kirjeldusi kopeeritakse failist faili;
• Arhiiv: aja jooksul tekib kaust täis XLSX- ja PDF-faile, mille nimetused ei pruugi enam olla ühesugused;
• Laekumised: Excel ei tea iseenesest, kas konkreetne arve on tasutud — selle jaoks tuleb luua järgmine tabel või märkida staatus käsitsi.

Veebipõhises arveprogrammis ei ole arve lihtsalt fail

Arveprogrammis on arve süsteemis olev dokument, millega on seotud ettevõte, klient, arve number, kuupäev, maksetähtaeg, arveread, käibemaks, summa, valuuta ja tasumise info. PDF on selle arve väljund, mitte kogu süsteem.

Ajavõit ei tule tavaliselt ühest suurest automaatikast. See tekib kümnetest väikestest tegevustest, mida ei pea iga arve puhul uuesti tegema: kliendi rekvisiitide kopeerimine, vana faili otsimine, numbri kontrollimine ja PDF-i õige nimega salvestamine.

Kuidas Arvetehas arvet koostada?

Arvetehas on arve põhiandmed, klient, arveread ja summad ühes vaates. Tavalise müügiarve saab koostada viie praktilise sammuga:

1. Vali ettevõte. Kui kontol on mitu ettevõtet, vali firma, mille nimel arve väljastad.
2. Loo uus arve. Kontrolli arve numbrit, kuupäeva, maksetähtaega, valuutat ja muid põhiandmeid.
3. Lisa või vali klient. Kliendi saab luua uue kliendina või valida olemasolevast kliendibaasist.
4. Lisa tooted või teenused. Sisesta kogus, hind ja tehingule sobiv käibemaksumäär; Eesti standardmäär on alates 01.07.2025 24%.
5. Kinnita ja väljasta. Pärast kontrolli saad arve kinnitada ning kasutada PDF- või XML-väljundit. Business PRO kasutaja saab sobiva saaja korral saata arve ka e-arvena.

Kui tahad enne arve tegemist kontrollida, millised andmed arvel peavad olema, loe Arve Eestis 2026. Ettevõttevormi järgi vaata ka juhendeid arve OÜ-le ja arve FIE-le.

E-arve saatmise praktiline selgitus on artiklis E-arved Eestis. Pakettide ja e-arve saatmise erinevused leiad Arveteha hinnakirjast.

Kellele Arveteha arve koostamise programm sobib?

Arveteha on mõeldud eelkõige väikestele Eesti ettevõtetele ja teenusepakkujatele, kes soovivad arved, kliendid ja põhilise arvetöövoo hoida ühes veebikabinetis.

Millal piisab Wordist või Excelist?

Arveprogramm ei ole kohustuslik. Korralik Wordi või Exceli põhi võib olla täiesti mõistlik, kui ettevõtte arveldamine on väga väike ja töövoog lihtne.

• arveid väljastatakse väga harva;
• kliente on vähe;
• arveid koostab üks inimene;
• laekumiste jälgimiseks kasutatakse muud lahendust;
• varasemaid arveid ei ole vaja sageli otsida;
• kasutaja oskab oma valemeid ja failistruktuuri turvaliselt hallata.

Kui OÜ väljastab näiteks kolm lihtsat arvet aastas, ei pruugi eraldi arveprogramm anda märkimisväärset ajavõitu. Oluline on, et dokument sisaldaks nõutavaid andmeid ja oleks hiljem leitav.

Kontrollnimekiri: millal tasub arveprogrammi kasutada?

• uue arve tegemiseks avad alati vana arve ja kasutad seda põhjana;
• enne iga arvet kontrollid käsitsi viimast arvenumbrit;
• samad kliendid ja teenused korduvad;
• arvete leidmiseks tuleb otsida mitmest kaustast;
• sa ei näe kiiresti, millised arved on tasutud;
• arveid koostab rohkem kui üks inimene või hallata tuleb mitut ettevõtet.

Tasuta või tasuline arveprogramm?

Arveteha Business Starter maksab 0 € kuus ja on tähtajatu. Starter sisaldab muu hulgas piiramatult arveid ja ettevõtteid, PDF- ja XML-arveid, klientide ning toodete/teenuste haldust ja arvete eksporti Eesti raamatupidamisprogrammidesse.

Business PRO maksab 6 € kuus + KM ning lisab e-arvete saatmise ettevõtetele. Kui vajad ainult tavalist arvetööd ja XML/PDF-väljundit, saab alustada tasuta paketiga; e-arvete saatmiseks on vaja Business PRO paketti.

PDF, XML ja e-arve – mis vahe on?

Need kolm mõistet kirjeldavad erinevaid asju. PDF on inimesele loetav dokument, XML on struktureeritud masinloetav fail ning e-arve tähendab struktureeritud arveandmete elektroonilist edastamist saaja süsteemi.

Kui sul on vaja e-arve saatmise täpset töövoogu, vaata juhendit E-arved Eestis.

Word, Excel või arveprogramm? – praktiline võrdlus

Valik sõltub ettevõtte mahust. Mõne arve jaoks võib Word olla piisav, kalkulatsioonide puhul on Excel tugev ning regulaarse arveldamise jaoks aitab arveprogramm hoida dokumendid ja andmed ühes töövoos.